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Checkliste für Organisator von burnair unterstützten Events

Aktualisiert

3-6 Monate vor dem Rennen

  • Organisator übermittelt folgende Informationen
    • Datum des Events
    • Grobe Anzahl der Teilnehmer

Mindestens zwei Wochen vor dem Rennen

Organisator Admin

  1. Task/Turnpoints verschicken (KML oder GPX Datei)
  2. Teilnehmerliste 
    • die von burnair zugeschickte Excel Liste in einer One Drive wird fortlaufend gepflegt
  3. Kommunikationschat (bevorzugt Telegram)
    • Einen Informationschat in dem nur das OK und burnair Mitarbeiter die Berechtigung haben Nachrichten zu schicken
    • Einen Allgemeinen Chat, indem die Teilnehmer Chatten und Fragen stellen können
  4. Infos für ein Gebietsbriefing
  5. Pro Abos für das OK
    • Organisator übermittelt die E-Mailadressen des OK Teams (bei bestehendem burnair Map Abo die Emailadresse, über die die Abos laufen) 
    • das OK erhält das burnair Map Pro Abo 14 Tage vor dem Rennen
      Folgende Punkte sind selbständig möglich (siehe Einarbeitungsvideo): 
        • Trackermanagement
        • Tasksetting 
        • Gruppenmanagement
        • Athletenbilder aufnehmen und einpflegen

Einarbeitungsvideo

  • burnair schickt dem Organisator ein Video, mit dem er sich in die burnair Map Pro App einarbeiten kann, um sein Event selbständig zu organisieren.
    • Gruppenmanagement
    • Trackermanagement
    • Taskmanagement

burnair informiert die Teilnehmer

  • burnair erstellt und verschickt in Absprache mit dem Organisator ein Gebietsbriefings Video auf YouTube für das jeweilige Event.
  • burnair erstellt und kommuniziert den Wettkampf Task auf der burnair Map
  • burnair erstellt und kommuniziert die Ansicht auf der burnair Map
  • burnair beginnt wettkampfspezifische Inhalte zur Vorbereitung und Funktionen, die während dem Wettkampf genutzt werden können in dem Info Telegram Chat zu teilen.
  • burnair erstellt einen Social Media Post über das Event und kann bei Bedarf Werbung machen für freie Plätze

Mindestens 10 Tage vor dem Rennen

  • burnair kommuniziert und legt die 10 Tage Premium Abo für jeden Teilnehmer an
  • burnair schickt dem Organisator eine E-Mail, der diese an die Teilnehmer verschickt (Zusammenarbeit, Live Tracking Links, Social Media und Möglichkeiten mit burnair für die Athleten und Athletinnen)
    Siehe Vorlage unten.
  • Organisator aktualisiert seine Webseite mit dem Live Tracking Link und / oder iFrame
  • Organisator organisiert einen Notfallplan, wenn ein Tracker während dem Rennen nicht mehr funktioniert und wie der Teilnehmer diesen während dem Rennen bekommt.
    • z.B. Fotografen oder Helfern auf der Rennstrecker Ersatztracker mitgeben oder Tracker im Raceoffice deponieren
  • Organisator teilt burnair mit, ob er seinem OK und Fotografen während dem Rennen auch ein Tracker mitgeben möchte
  • burnair definiert die Anzahl der benötigten Tracker, inkl. Ersatztracker und Tracker für das OK und Fotografen
  • Organisator nennt burnair eine Post- oder Event-Adresse (wenn wir es persönlich übergeben) für die Tracker und sonstiges Material

Wenige Tage vor dem Rennen

  • Organisator ändert den Task selbständig bei Änderungen (siehe Einarbeitungsvideo)

  • burnair erstellt die Gruppen und fügt die Teilnehmer den Gruppen hinzu
  • burnair weist den Teilnehmenden den jeweiligen Tracker zu
  • burnair sorgt dafür, dass du die Tracker (inkl. Zuweisungsliste) und sonstiges Material erhältst

Spätestens am Abend vorher

  • Organisator überprüft die Gruppe innerhalb der burnair Map (pro Grobkategorie eine Gruppe, z.B. Pro und Fun, falls gewünscht)
  • Organisator lädt alle Tracker in den Tracker-Boxen

Am Morgen Racetag

  • burnair erstellt und schickt Screenshots für das Wetterbriefing am Eventtag für den Organisator
  • Organisator stellt sicher, dass alle Tracker in der Nacht geladen haben

Registrierung

Checkliste Eintagesrennen Trackerausgabe vom Organisator

  • Organisator schaltet alle Tracker unter freiem Himmel min. eine halbe Stunde vor der Registrierungbeginn an
  • Organisator 
  • Organisator erklärt dem Teilnehmer folgende Punkte:
    • Tracker beim Laufen und in der Luft relativ frei verstauen (nicht tief im Gurtzeug oder Rucksack)
    • Persönliche Rückgabe im Raceoffice des Trackers an einem fix ausgemachten Ort (Checkliste führen)
    • jedem Teilnehmer den passenden Tracker mitgeben (Trackermanagement)
    • vom Athleten ein Bild machen (Trackermanagement)
    • Gruppenzugehörigkeit überprüfen (Trackermanagement)
  • Organisator kann dem OK oder Fotografen auch einen Tracker mitgeben 

Info für den Organisator: Tracker befindet sich im "Compmodus" und kann nicht nur die Tasten ausgeschaltet werden. Er schaltet sich nur aus, wenn er geladen wird.

Checkliste Mehrtagesrennen Trackerausgabe vom Organisator

(ohne Trackerrückgabe während dem Rennen)

  • Organisator schaltet alle Tracker unter freiem Himmel min. eine halbe Stunde vor der Registrierungbeginn an
  • Organisator erklärt dem Teilnehmer folgende Punkte:
    • Tracker beim Laufen und in der Luft relativ frei verstauen (nicht tief im Gurtzeug oder Rucksack)
    • Wichtig! Aus/-Einschalten, laden erklären und physisch am Tracker zeigen 
    • Wichtig! Ausschalten & laden am Abend.
    • Erklärung SOS-Button: 3x kurz auf den SOS Button drücken erzeugt den Status" gut gelandet" auf der burnair Map.
    • Einschalten 10 Minuten vor Racestart unter freiem Himmel am Morgen.
    • Persönliche Rückgabe im Raceoffice des Trackers an einem fix ausgemachten Ort (Checkliste führen)
    • jedem Teilnehmer den passenden Tracker mitgeben (Trackemanagement)
    • jedem Teilnehmer ein Ladekabel mitgeben 
    • vom Athleten ein Bild machen (Trackermanagement)
    • Gruppenzugehörigkeit überprüfen (Trackemanagement)
  • Organisator kann dem OK oder Fotografen auch einen Tracker mitgeben

Kurzfristige Änderungen selbst organisieren

  • Organisator kann bei kurzfristigen Änderungen selbständig reagieren (Siehe Einarbeitungsvideo)
    • Bei kurzfristigen Anmeldungen (über das Trackermanagement im Pro Account)
    • Bei kurzfristigen Änderungen der Gruppezugehörigkeit (von FUN zu PRO z. B.)
    • Task Setting (Radius Änderungen oder Streichen von TP's (Wichtig: Nur vor dem Rennstart)

Punkte fürs Briefing am Event Tag

Wetterbriefing

  • Organisator baut die Screenshots von burnair in das Wetterbriefing mit ein
  • Organisator erwähnt die Wichtigkeit der Tracker in Bezug auf das Live-Ranking, die Sicherheit und die Auswertung
  • Organisator teilt bei kurzfristigen Taskänderung den Athleten mit, dass sie den Task für ihr Device nochmals von den burnair Map herunterladen sollen. 

Am Tagesende oder am Morgen (Mehrtagesrennen)

  • Bei Mehrtagesrennen am Abend eine SMS und Telegram Nachricht verschicken" Tracker bitte laden"
  • Bei Mehrtagesrennen am Morgen eine SMS und Telegram Nachricht verschicken" Tracker bitte einschalten"

Nach Rennschluss

Tracker

  • Organisator stellt sicher, dass er ALLE Tracker inkl. Kabel am Abend hat und läd diese (in den Pro-Boxen). 
    Die Kontrolle ist einfach: Jeder Platz muss gefüllt sein.
    Bei einem defekt oder Verlust teilt der Organisator dies burnair zeitnah mit
  • In dem Fall das der Athlet den Tracker nicht wie abgesprochen zurückbringt, muss der Organisator den Athelten informieren den Tracker gepolstert über A-Post an die folgende Adresse zu schicken:
    • burnair GmbH
      Neumühlestrasse 54
      CH-8406 Winterthur

Rangliste

  • Organisator schickt die jeweiligen Penaltys der Athleten in Form einer Zeitangabe (Race to Goal) oder Punkteabzug (Score Race) an burnair support@burnair.ch oder WhatsApp 
  • Organisator und burnair sprechen sich bei Bedarf über das Ranking ab
  • burnair verschickt die provisorische Rangliste über Telegram in Form einer Webseite
  • Organisator lässt den Athleten max. 1h Zeit Einspruch einzulegen
  • burnair kommuniziert das finale Ranking inkl. IGC jedes Athleten pro Tag

 

E-Mail Template an Teilnehmer

Begrüssung

Individueller Einleitungstext

 

Du kriegst ein kostenloses burnair Map Premium Abo

Alle Teilnehmenden bekommen 10 Tage vor dem Rennen ein Premium Abo der burnair Map aufgeschaltet und dieses läuft einschliesslich bis Rennende.

  • Optimal einen H&F Wettkampf vorbereiten

Live Tracking mit Tracker

Du erhältst am Morgen des Renntages einen burnair Live Tracker (90 x 60 x22 mm, 100 Gramm inkl. USB-A Kabel). Dieser Tracker übermittelt mit einer Batterielaufzeit von 20h via Mobilfunk deinen Standort und kann von den Veranstaltern, anderen Athleten, sowie interessierten Zuschauenden jederzeit auf der burnair Map eingesehen werden. 

Mit diesem Tracker wird das Live/-Finale Ranking erstellt.
Den Tracker erhältst du bei der Registrierung und ist deiner Person zugewiesen.

Rückgabe und Laden des Trackers

Stelle sicher, dass du bei Mehrtagesevents den Tracker jeden Abend laden kannst.
Am Morgen muss der Tracker wieder eingeschaltet werden.

Bei Zieleinlauf oder vorzeitigem Rennabbruch muss der Tracker dem Veranstalter vor Ort zurückgegeben werden.

Live Tracking Link - Für Zuschauer und Angehörige

Das ganze Renngeschehen inkl. Live Ranking und Athletenbildern kannst du mit diesen Links direkt verfolgen und mit deinen Freunden, Liebsten oder über Social Media teilen.

Kategorie A

https://www.burnair.cloud/xxx

Kategorie B

https://www.burnair.cloud/xxx

Weitere hilfreiche Informationen

Social Media

Lasst die Zuschauenden am Rennen teilhaben - postet coole Videos und Fotos vom Rennen. Taggt den Veranstalter und @burnair.ch und teilt den Live Tracking Link.


Du brauchst Unterstützung?

Bei Fragen melde dich direkt unter  support@burnair.cloud wir versuchen so rasch als möglich zu helfen.

 

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